Co warto wiedzieć jeszcze przed wdrożeniem PPK

dose-media-bU6JyhSI6zo-unsplash.jpg

Z początkiem 2020 r. kolejna grupa pracodawców będzie musiała uruchomić Pracownicze Plany Kapitałowe dla swoich pracowników. Drugi etap wdrożenia PPK, obejmie firmy zatrudniające od 50 do 249 pracowników. Do 24 kwietnia 2020 r. będą one musiały podpisać umowę o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową, zaś do 11 maja 2020 r. powinno nastąpić podpisanie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych .

Przed kolejnymi organizacjami spore wyzwanie. Zarówno administracyjne jak i kosztowe. Wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych wiąże się z przeglądem i monitoringiem struktury zatrudnienia, dostosowaniem systemów kadrowo-płacowych, oraz wygospodarowaniem niezbędnego budżetu na finansowanie wpłat do PPK i zatrudnienie osób, które wesprą organizację operacyjnie w obsłudze programu. Przed rozpoczęciem implementacji warto zadać kilka pytań, których odpowiedzi ułatwią start wdrożenia.

Jak wygląda struktura zatrudnienia w Twojej firmie?

Ustawa o PPK jasno określa katalog osób uprawnionych do uczestnictwa w Pracowniczych Planach Kapitałowych. Co do zasady, są to pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę, oraz zleceniobiorcy realizujących umowę zlecenie, od których uposażenia odprowadza się obowiązkowo składki emerytalno-rentowe, a których staż zatrudnienia jest dłuższy niż 3 miesiące (na podstawie okresów zatrudnień z ostatnich 12 miesięcy). Pracownicze Plany Kapitałowe nie obejmują osób samozatrudnionych, wykonujących swoje obowiązki na podstawie prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Stan zatrudnienia liczony jest na 6 miesięcy przed powstaniem obowiązku uruchomienia PPK. Tak więc, dla drugiego etapu wdrożenia jest to stan zatrudniania na dzień 30 czerwca 2019 r.

Z jakiego systemu kadrowo-płacowego korzysta Twoja firma?

Wiele obowiązków wynikających z prowadzenia PPK w firmie spadnie na dział płac i kadr. Dla przykładu, będzie to np. tworzenie listy pracowników, i jej korekta o osoby, które złożyły deklarację o rezygnacji z wpłat do PPK, czy oświadczenie woli partycypacji (w przypadku pracowników powyżej 55 r. ż.). Podstawowym obowiązkiem pracodawcy będzie regularne naliczanie i przekazywanie wpłat do PPK. Transfery te obejmować będą wpłaty finansowane przez pracodawcę i pracownika. Dla prawidłowego wywiązywania się z nowych obowiązków niezbędne będzie dostosowanie programu kadrowo-płacowego do wymogów, które niesie ze sobą Ustawa o PPK.

Czy masz wystarczającą liczbę pracowników?

Przed rozpoczęciem prac wdrożenia PPK w firmie, najlepiej jest wyznaczyć osobę/zespół odpowiedzialny za wdrożenie PPK i przygotowanie procesów kadrowo-płacowych. Dodatkowo, prowadzenie PPK nakłada na organizację szereg obowiązków administracyjnych związanych z prowadzeniem i zarządzaniem dokumentacją. Uczestnicy PPK składać będą deklaracje i oświadczenia związane z PPK. Tak więc, już na samym początku funkcjonowania PPK należy zadbać o właściwy obieg informacji i dokumentów pomiędzy pracownikiem, pracodawcą, a dostawcą PPK. Warto też na tym etapie zastanowić się, czy firma jest w stanie poradzić sobie z nowymi obowiązkami korzystając z dotychczasowych zasobów, czy konieczne jest zatrudnienie nowego pracownika, bądź pracowników.

Czy Twój budżet zakłada wszystkie koszty?

Jedną z najważniejszych kwestii jest przygotowanie budżetu na wpłaty do PPK finansowane przez zakład pracy. Na podstawie stanu zatrudnienia, wysokości wypłacanego wynagrodzenia i szacunków partycypacji w programie należy wyliczyć jakim kosztem będzie sumaryczna wartość wpłaty podstawowej pracodawcy (1,5 proc.). Kwotę tę warto zarezerwować na rok 2020/2021 r. Kalkulacja budżetu jest dobrym momentem na rozważenie finansowania wpłat dodatkowych, które wynosić mogą maksymalnie do 2,5 proc. wynagrodzenia uczestnika.

Jednak wysokość finansowania nie jest jedynym kosztem, z którym musi się liczyć pracodawca. Należy pamiętać, że w trakcie wdrożenia mogą pojawić się dodatkowe koszty, np. związane z niezbędnym dostosowaniem systemy kadrowo-płacowego, czy też właśnie w związku z zatrudnieniem osób odpowiedzialnych za proces, czy obsługę administracyjną.

Podobne artykuły