Doświadczenie największych dużym ułatwieniem dla kolejnych firm

IMG_20200122_095221.jpg

12 listopada 2019 roku minął finalny termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK przez największe zakłady pracy, zatrudniające ponad 250 pracowników. To przetarcie szlaków stanowi duże ułatwienie dla firm pozostałych, które zobligowane są do implementacji programu w swoich strukturach. Eksperci Grupy finansowej Aegon postanowili podzielić się swoimi praktycznymi doświadczeniami wynikającymi z pomyślnie przeprowadzonych wdrożeń PPK.

22 stycznia 2020, w siedzibie The Heart odbyło się VI Śniadanie Klubu ppk.info. Oczywiście nie zabrakło teorii, niemniej wszystkim prelekcjom naszych ekspertów towarzyszył wspólny mianownik – praktyczne aspekty implementacji programu. Tematem spotkania było „Skuteczne wdrożenie PPK – poznaj wnioski z doświadczeń największych pracodawców”.

Uczestnikami śniadania byli: Dorota Dziugiełł, Członek Zarządu, Dyrektor Operacyjny w Aegon, dr Antonii Kolek, Prezes Instytutu Emerytalnego, dr Marcin Wojewódka z Kancelarii Wojewódka i Wspólnicy, Michał Jakubowski, Dyrektor ds. Biznesu Korporacyjnego w Aegon. Nie zabrakło również gościa specjalnego. Była nim Rozalia Całka, Dyrektor Pionu Finansów i Kadr w PZN Facility Management, która wyjaśniła jak wyglądał proces wdrożenia PPK z perspektywy pracodawcy.

II Etap wdrożenia PPK

Wraz z początkiem 2020 roku rozpoczął się drugi etap wdrożenia PPK w firmach, które zatrudniają nie mniej niż 50 i nie więcej niż 249 pracowników. Zakłady pracy mają czas do 24 marca br. aby porozumieć się z reprezentacją pracowników. Podpisanie umowy o zarządzanie z wybraną instytucją finansową powinno odbyć się nie później niż 24 kwietnia br.. Brak terminowego zawarcia umowy o zarządzanie PPK zagrożony jest sankcją w wysokości do 1,5% budżetu wynagrodzeń za poprzedni rok obrotowy. Wysokość kary wydaje się być skuteczna, ponieważ w przypadku pierwszego etapu wdrożenia PPK, prawie wszyscy pracodawcy wywiązali się ze swojego ustawowego obowiązku. Większość umów o zarządzanie zawierana była na początku listopada 2019 roku. Natomiast terminem końcowym na zawarcie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników jest 11 maja br

- Od samego początku funkcjonowania PPK staramy się komunikować pracodawcom, aby nie zwlekali z podpisaniem umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową do ustawowo wyznaczonych terminów. Zakłady pracy bardzo często nie zdają sobie sprawy z tego, że wcześniejsze podpisanie umowy z usługodawcą nie wiąże się z ponoszeniem wcześniejszych kosztów. Pracodawcy mylnie myślą, że zawarcie tej umowy jest jednoznaczne z rozpoczęciem finansowania wpłat pracowników. Dlatego raz jeszcze tłumaczymy. Podpisanie umowy o zarządzanie PPK uruchamia proces wdrożenia programu w firmie. Od tego czasu następuje proces komunikacji, dostosowanie systemów kadrowo-płacowych czy informatycznych. Dopiero zawarcie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników skutkuje realizacją i finansowaniem wpłat do PPK – mówi Michał Jakubowski, Dyrektor ds. Biznesu Korporacyjnego, Aegon PTE.

Uczestnikami PPK mogą być osoby zatrudnione na umowie o pracę. Osoby zatrudnione z tytułu umowy zlecenie, rodzice przebywający na urlopach macierzyńskich, oraz członkowie rad nadzorczych również mogą stać się uczestnikami PPK, po spełnieniu warunków wynikających z ustawy. Program nie jest skierowany do osób niepełnoletnich, a także do tych, którzy ukończyli już 70 rok życia. Definicja osoby zatrudnionej nie obejmuje również osób współpracujących z pracodawcą na podstawie umowy o współpracę, bądź na podstawie umowy o dzieło.

Obowiązki informacyjne pracodawcy

Pracodawca ma szereg obowiązków informacyjnych względem osób zatrudnionych i uczestników PPK. Wynikają one z ustawy o PPK. Pierwszy z nich (art. 14 ust. 4) mówi, że przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający może poinformować pracowników o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach zarówno pracodawcy jak i osób, które dotyczy program PPK. Drugi przepis (art. 15 ust. 2) nakłada na firmę obowiązek poinformowania osób w przedziale wiekowym od 55 do 69 lat o możliwości złożenia wniosku o przystąpienie do PPK. Trzeci zaś (art. 27 ust. 4) obliguje pracodawcę do poinformowania uczestnika o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej oraz o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej.

- Bez względu na to z kim pracodawca zawrze umowę o zarządzanie PPK i jakie obowiązki sceduje na instytucję finansową, odpowiedzialność za czynności wynikające z tytułu art. 14 ust 4, art. 15 ust. 2 oraz art. 27 ust. 4 ustawy o PPK ciąży zawsze na zakładzie pracy. Nawet jeśli usługodawca w pełni faktycznie przejmie od pracodawcy obowiązki informacyjne (instytucji finansowej będzie bardzo zależeć aby dotrzeć do każdego potencjalnego uczestnika PPK), to pracodawca będzie musiał sam udowodnić przed np. Państwową Inspekcją Pracy, że wywiązał się z ustawowego obowiązku – mówi dr Marcin Wojewódka, Radca Prawny, założyciel Kancelarii Wojewódka i Wspólnicy Sp. k.

Związki zawodowe

Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych nakazuje pracodawcy wybrać instytucję finansową w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, działającą u danego pracodawcy. Jeżeli brak jest zakładowej organizacji związkowej, instytucja finansowa powinna zostać wybrana w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

- Odnosząc się do doświadczeń największych pracodawców, działające w nich związki zawodowe były żywo zainteresowane wyborem instytucji zarządzającej PPK oraz warunkami finansowania przez pracodawcę wpłat dodatkowych. Firmy uczestniczące w drugim etapie wdrożenia PPK, z racji wielkości, rzadziej będą miały do czynienia ze związkami zawodowymi. Nie oznacza to jednak, że wolno z zrezygnować z konsultacji z reprezentacją osób zatrudnionych. W procesie wyboru instytucji PPK powinien wystąpić czynnik społeczny, dlatego jeśli nie ma reprezentacji należy ją utworzyć, po to żeby mieć z kim podjąć próbę porozumienia co do wyboru instytucji finansowej. Reprezentacja powinna być wyłoniona w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Pracodawca zaś powinien być w stanie dowieść, że konsultacje się odbyły, że pracownicy byli zaangażowani w proces wyboru PPK – mówi dr Marcin Wojewódka.

Wdrożenie administracyjne

Obszar administracyjny związany z wdrożeniem i prowadzeniem PPK dla większości pracodawców okazał się być bardzo wymagający. Wynikało to zarówno z liczby nowych obowiązków, którymi obarczone zostały zakłady pracy, z ogromu manualnych operacji, ale też z braku jasnych interpretacji prawa. Wyzwaniem okazał się też proces zapisywania osób zatrudnionych, wynikający z występowania w strukturach firmy niestandardowych stanów prawnych, a także gromadzenie deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

- Dużym wyzwaniem praktycznym jest obsługa deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Aktualny poziom partycypacji w PPK oznacza, że gro osób zatrudnionych przyszło do swoich pracodawców z wolą rezygnacji z uczestnictwa w PPK. Deklaracja rezygnacji jest dokumentem, który pracodawca powinien archiwizować, również w formie papierowej. Dokument ten jest niezwykle ważny, ponieważ stanowi tytuł do niepłacenia i nienaliczania przez pracodawcę wpłat do PPK – mówi dr Marcin Wojewódka.

Deklaracja rezygnacji może być złożona przez osobę zatrudnioną jeszcze przed uruchomieniem PPK w firmie, bądź przez uczestnika PPK, który wyraża swoją wolę po pewnym czasie uczestnictwa w PPK. Deklaracja powinna zostać złożona w formie pisemnej na ręce pracodawcy, który w terminie do 7 dni powinien poinformować o zaistniałym fakcie instytucję finansową. Po otrzymaniu deklaracji, pracodawca powinien zaprzestać naliczać i finansować wpłaty do PPK. Złożenie deklaracji rezygnacji przez uczestnika nie skutkuje jednak zwrotem środków wykonanym przez instytucję finansową. Aby dokonać zwrotu zgromadzonych środków uczestnik PPK musi na ręce instytucji finansowej złożyć kolejny wniosek, właśnie o dokonanie zwrotu.

Podobne artykuły