Jak informować o PPK w firmie?

80718501_s.jpg

Od lipca 2019 roku kolejne firmy są stopniowo obejmowane obowiązkiem wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych. Jednak do PPK nie trzeba podchodzić jak do narzuconego przepisami obowiązku. Mają one szansę stać się kolejnym benefitem pracowniczym - nowoczesnym i ciekawym, bo nie chwilowym, przyznanym tylko na czas zatrudnienia, ale takim który wspiera finansową przyszłość pracownika. O ile… dobrze zakomunikujemy pracownikom zalety programu PPK.

Na jednej z ostatnich konferencji podsumowujących pierwszą falę PPK dyskutowano o tym, jak ważna jest rola komunikacji i promocji programu. Podkreślano, że wielu pracodawców skupiło się na wywiązaniu się z ciążącego na nich obowiązku wdrożenia programu, pomijając często komunikację. Są firmy, w których wskaźnik partycypacji sięga 80%, ale są i takie, gdzie większość pracowników zdecydowała się zrezygnować z PPK. Widać więc, że odpowiednie przygotowanie załogi do wdrożenia przekłada się wymiernie na sukces programu. Dobrze skonstruowany Pracowniczy Plan Kapitałowy i skuteczne pokazanie pracownikom korzyści z uczestnictwa w nim mogą być pierwszym krokiem na drodze do budowy wizerunku zaangażowanego i odpowiedzialnego pracodawcy. Ważna jest jednak odpowiednia komunikacja wewnętrzna. Ci pracodawcy, którzy z pomocą wybranej firmy finansowej dobrze przygotują się do wdrożenia PPK, sprawnie ten proces przeprowadzą, a następnie dobrze zakomunikują swoim pracownikom płynące z niego korzyści, mają szansę stworzyć naprawdę ciekawe rozwiązanie i wpisać PPK w wachlarz korzyści oferowanych pracownikom.

Jako jedna z instytucji oferujących PPK, oferujemy pracodawcom pomoc i wsparcie w procesie informowania pracowników na temat tego nowego programu oszczędzania. Rozmawiając z pracodawcami, którzy podjęli już decyzję o wyborze dostawcy, proponujemy im, żeby komunikację dotyczącą PPK podzielić na pięć etapów:

Etap 1 – Informacja o obowiązku wdrożenia PPK

Działania informacyjne związane z uruchomieniem PPK warto rozpocząć jak najwcześniej. Z obserwacji z pierwszej fali PPK, w której do programu przystąpiły największe firmy, wynika, że w wielu z nich zaczynano informować pracowników o programie już na początku 2019 roku, czyli na prawie 10 miesięcy przed ustawowym terminem podpisania umowy o zarządzanie PPK. Tak wczesne rozpoczęcie komunikacji pozwala na zbudowanie świadomości i zrozumienie konstrukcji programu. Wiele informacji na temat PPK pojawia się w mediach, ale nie wszystkie dokładnie wyjaśniają funkcjonowanie ich w praktyce z perspektywy pracownika. Im wcześniej rozpoczniemy z pracownikami dialog na ten temat, tym większa szansa, że uda nam się ich przekonać, odpowiedzieć na pytania, rozwiać wątpliwości i obawy czy warto być w PPK.

Etap 2 – Informacja o wybranym dostawcy

Ustawa o PPK przewiduje, że w proces wyboru firmy finansowej do zarządzania PPK powinni być włączeni pracownicy – związki zawodowe lub wybrani przedstawiciele załogi – więc ci, którzy brali udział w wyborze, będą więc dobrze znali ofertę i powody, dla których wybrano konkretną instytucje finansową. Ale pozostali pracownicy również muszą być świadomi jakie były kryteria wyboru i, co chyba najważniejsze, kto będzie zarządzał ich oszczędnościami. Leży to również w interesie członków zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie PPK w firmie. Będą mogli oni pokazać, że wybór dostawcy był transparentny, a dokonując go pracodawca kierował się „najlepiej rozumianym interesem osób zatrudnionych”, na co zresztą wyraźnie wskazuje ustawa o PPK. Po jakimś czasie funkcjonowania programu, pracownicy będą go pewnie oceniać, a nikt z działu kadr nie chciałby przecież za kilkanaście miesięcy po raz kolejny tłumaczyć się, dlaczego wybrał właśnie tę, a nie inną instytucję.

Etap 3 – Informacja o wdrożeniu programu w firmie

Nie ma już chyba potrzeby przekonywać kogokolwiek, że na tym etapie komunikacja wewnętrzna jest już konieczna. W tym momencie program bezpośrednio dotyka już pracowników. Muszą oni świadomie podjąć pewne decyzje lub wykonać formalne kroki. Trzeba więc poinformować ich jakie są zasady PPK, kiedy rusza program, kto z automatu będzie nim objęty, kto może dobrowolnie dołączyć do programu czy wreszcie co zrobić, żeby wypisać się z PPK. Jako instytucja prowadząca PPK przygotowaliśmy dla pracodawców wiele materiałów informacyjnych na ten temat. To gotowy zasób wiedzy, którą w łatwy sposób można przekazać załodze.

Etap 4 – Informacja o starcie PPK

Ten etap komunikacji jest kluczowy. Pracownicze Plany Kapitałowe to program typu „auto-enrollment”, co znaczy, że zapis do PPK w przypadku pracowników do 55 roku życia odbywa się automatycznie. Jeśli nie zadbamy o informację na tym etapie, część pracowników może być zdziwiona i pytać: kto i dlaczego bez mojej wiedzy włączył mnie do tego programu. W pierwszym miesiącu funkcjonowania programu zobaczą oni bowiem na swoim koncie inny wpływ w tytułu wynagrodzenia, a na „pasku płac” pojawią się nowe pozycje. Otrzymają również pierwsze indywidualne powiadomienia z instytucji finansowej. Ważne jest więc, żeby nie byli tym zaskoczeni i wiedzieli z czego to wynika.

Od momentu przekazania pierwszej wpłaty na rachunek PPK wybrana instytucja finansowa zarządzająca zaczyna inwestować ich oszczędności, by systematycznie zwiększać ich wartość. Warto więc żeby pracownicy wiedzieli, w jaki sposób mogą sprawdzić, co dzieje się z ich oszczędnościami. Większość instytucji finansowych oferuje dostęp do indywidualnego rachunku przez infolinię lub online przez aplikację, która umożliwia sprawdzanie na bieżąco stanu swojego indywidualnego rachunku PPK oraz administrowanie swoimi danymi kontaktowymi. Za pomocą aplikacji można wskazać osoby uprawnione, które otrzymają środki w razie śmierci oszczędzającego, przenosić środki pomiędzy funduszami i wykonać wiele innych czynności związanych z obsługą PPK. Warto więc poprosić wybranego dostawcę PPK o materiały informacyjne na ten temat. W Aegon przygotowaliśmy krótki film instruktażowy, na którym można zobaczyć, jak w praktyce działa taka aplikacja. To gotowy materiał, który można zamieścić np. w intranecie.

Etap 5 – Bieżąca informacja o programie

Wydawać by się mogło, że wdrożenie i uruchomienie PPK kończy sprawę i można zakończyć również działania komunikacyjne. Nic bardziej mylnego. Komunikację wewnętrzną do pracowników trzeba prowadzić również po zakończeniu programu.

Po pierwsze, w wyniku fluktuacji, w firmie co pewien czas pojawiają się nowi pracownicy. Warto więc włączyć informację o PPK w proces onboardingu – dodać ją do powitalnego pakietu informacji dla nowego pracownika lub do szkoleń wprowadzających. Niektórzy pracownicy przychodzą z innych firm, w których również byli uczestnikami PPK. Mogą oni pozostawić swoje oszczędności w poprzednim funduszu lub przenieść je do funduszu prowadzonego w nowym miejscu pracy. Ważne jest więc by poinformować ich o tym, jak funkcjonuje program PPK w waszej firmie, która instytucja finansowa go obsługuje, jakie warunki (np. wysokość dopłat) zaproponował pracodawca. Warto też pamiętać, że dla niektórych młodych osób wasza firma będzie pierwszym miejscem pracy. Będzie to więc dla nich pierwszy kontakt i z PPK, ale pewnie i z benefitami pracowniczymi w ogóle. Warto więc w pakiecie powitalnym dołączyć informacje na ten temat. O pomoc w przygotowaniu takich treści, a nawet gotowe materiały, można również poprosić wybranego dostawcę PPK.

PPK to program długoterminowego oszczędzania, więc pracownicy będą w nim uczestniczyć kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt lat. Warto więc rozważyć systematycznie informowanie pracowników o tym jak pracują ich oszczędności, jaka politykę inwestycyjną prowadzi wybrana instytucja, jakie są notowania PPK, czyli wartość jednostek uczestnictwa funduszy zdefiniowanej daty. Co pewien czas warto też przypomnieć w jaki sposób mogą sprawdzić stan swojego indywidualnego rachunku i jak mogą zarządzać swoimi oszczędnościami na tym etapie. To wszystko pomoże pokazać pracownikom, że odkładane przez nich oszczędności pomagają zapewnić im bezpieczeństwo finansowe i budują kapitał do wykorzystania w przyszłości.

Mówiąc o komunikacji na temat PPK, należy zwrócić uwagę na strukturę zatrudnienia i charakter działalności pracodawcy. W inny sposób powinno się przekazywać informację w firmie zatrudniającej głównie pracowników biurowych, a w zupełnie inny w zakładzie produkcyjnym, zatrudniającym głównie pracowników fizycznych. W tym pierwszym można wykorzystać skrzynki mailowe, intranet lub udostępnić online kalkulator PPK. W drugim przypadku warto pomyśleć o ulotkach czy bezpośrednich spotkaniach z załogą. Dlatego warto, by w proces był włączony nie tylko dział kadr, ale również osoby odpowiedzialne za komunikację wewnętrzną. One wiedzą najlepiej, jakie kanały i metody dotarcia do pracowników są najskuteczniejsze. Bez względu na formę warto poprosić instytucję wybraną do obsługi PPK o wsparcie i wkład informacyjny.

Dziś, kiedy odpowiedzialność za zabezpieczenie finansowe na emeryturze przesuwa się w stronę samych oszczędzających, rośnie też rola przedsiębiorstw, które wykazując realną troskę o budowanie prywatnych oszczędności swoich pracowników. Dzięki temu mogą one kreować na rynku pracy swój wizerunek jako zaangażowanych i atrakcyjnych pracodawców. Właściwa komunikacja wewnętrzna będzie więc wsparciem w budowaniu świadomości czym są PPK i w jaki sposób budują one bezpieczeństwo finansowe na przyszłość. Najważniejsze, żeby informacja o PPK trafiła do każdego zainteresowanego. Jak bowiem powiedział słynny holenderski filozof Baruch Spinoza: „Niewiedza nie jest wytłumaczeniem”.

Podobne artykuły