Komunikacja – klucz do sukcesu

austin-distel-rxpThOwuVgE-unsplash (1).jpg

Już za kilka dni rozpocznie się stosowanie przepisów ustawy o PPK w części dotyczącej największych podmiotów zatrudniających, czyli tych, gdzie liczba pracowników czy też osób zatrudnionych przekracza 250. Oznacza to, że od 1 lipca 2019 roku ponad 3 500 firm w Polsce stoi przed dużym wyzwaniem finansowym, logistycznym, ale i wizerunkowym, i komunikacyjnym. Wielu dyrektorów HR, członków zarządu czy dyrektorów finansowych zadaje sobie pytanie jak przejść przez proces wdrażania PPK możliwie najmniej boleśnie, tak aby wprowadzanie PPK nie wiązało się z dużymi perturbacjami związanymi z podstawową działalnością firmy. Odpowiedzią na to pytanie, czy też swego rodzaju panaceum na obawy związane z wdrażaniem PPK w przedsiębiorstwa jest dobrze zaplanowana i przeprowadzona komunikacja. Komunikacja rozumiana jako cały, złożony i wieloetapowy proces, na który składać się będzie wiele działań, nie ograniczający się jedynie do rozdania pracownikom ulotek o PPK.

Aby właściwie zaplanować i przeprowadzić proces komunikacji związany z wdrożeniem i obsługą PPK w zakładzie pracy, trzeba podzielić go na 3 etapy: przygotowanie do wyboru dostawcy PPK, właściwa akcja informacyjna - szkoleniowa skierowana do pracowników (pomiędzy podpisaniem umowy o zarządzanie PPK oraz podpisaniem umowy o prowadzenie PPK) oraz komunikacja na etapie bieżącej współpracy operacyjnej pomiędzy pracodawcą, agentem transferowym i dostawcą PPK.

W pierwszym etapie pracodawca musi przygotować organizację do wdrożenia PPK oraz wybrać przy udziale przedstawicieli załogi dostawcę PPK – instytucję finansową, która sprawnie wdroży PPK oraz będzie odpowiadała za zarządzanie gromadzonymi środkami. W tym okresie powinny zostać podjęte następujące działania komunikacyjne:

  • Opublikowanie informacji do pracowników o obowiązku wprowadzenia PPK + harmonogram (wkład merytoryczny może przygotować dostawca PPK)
  • Umieszczenie np. w intranecie podstawowych informacji o PPK (wkład merytoryczny może przygotować dostawca PPK)
  • Przygotowanie szkoleń z PPK dla wybranych grup pracowniczych (zarząd HR, związki zawodowe, menadżerowie) + harmonogram (szkolenie z aspektów prawnych oraz procesu wdrożenia)
  • Opublikowanie informacji do załogi o sposobie wyłonienia dostawcy PPK oraz o przyjętych kryteriach + skład komisji + harmonogram
  • Opublikowanie Regulaminu i harmonogramu konsultacji ze związkami zawodowymi i/lub z reprezentacją załogi co do wyboru dostawcy PPK
  • Opublikowanie informacji do załogi o dokonanym wyborze dostawcy PPK i/lub podpisaniu umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową.

W drugim etapie pracodawca po podpisaniu umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową musi zaplanować właściwą akcję edukacyjną - informacyjną podczas której nie tylko wszyscy pracownicy otrzymają kompleksową i rzetelną informację o PPK, ale również będą mogli ostatecznie wybrać, czy pozostaną w PPK (osoby do 55 roku życia), czy też zapiszą się do PPK (osoby, które ukończyły 55 rok życia). W porozumieniu z pracodawcą i/lub pośrednikiem oraz instytucją finansową tworzony jest plan i harmonogram akcji informacyjno-edukacyjnej do pracowników.

3 możliwe modele akcji informacyjnej i opis sposobu działań na przykładzie Aegon:

- Model tylko elektroniczny w sytuacji, kiedy pracodawca nie zgadza się na fizyczną obecność przedstawicieli dostawcy PPK w zakładach pracy). W takim modelu Aegon dostarczy pracodawcy wszystkie niezbędne informacje w postaci gotowych: filmików instruktażowych i informacyjnych, wkładu do intranetu pracodawcy, wkładu do masowej wysyłki na adresy służbowe mail pracowników, elektronicznych wersji wszystkich ulotek, folderów, Q&A, itp.

- Model tylko z fizyczną obecnością przedstawicieli dostawcy PPK na spotkaniach, szkoleniach, dyżurach z załogą. W modelu tym dostawca PPK dostarcza wszystkie materiały w wersji papierowej + dodatkowo np. plakaty informacyjne i używa ich na spotkaniach z załogą

- Model mieszany (elektroniczny - tradycyjny) łączący w sobie spotkania, dyżury dla pracowników z dostarczeniem im wszelkich informacji w wersji elektronicznej oraz wersji papierowej.

Trzeci i ostatni etap trwa właściwie przez cały okres funkcjonowania programu PPK w danym zakładzie pracy. W okresie tym są bardzo istotne aktywności komunikacyjne skierowane do pracowników zarówno ze strony pracodawcy jak i dostawcy PPK:

  • Każdy uczestnik PPK (osoba zatrudniona, która zdecyduje się zostać lub zapisać do PPK) otrzyma na start pakiet powitalny ze strony dostawcy PPK
  • Pakiet startowy będzie wysłany albo mailem albo papierowo na adres korespondencyjny (w zależności od wyboru i decyzji uczestnika PPK)
  • Pakiet startowy będzie zawierał:
  1. Informacje o dostawcy PPK
  2. Informacje o samym programie – wyciąg z ustawy
  3. Informacje o przysługujących prawach np. rezygnacji z wpłat do PPK
  4. Informacje o tym jak zalogować się na portal ePPK
  5. Informacje o tym jakie dyspozycje można składać na portalu ePPK i jak to zrobić
  6. Informacje gdzie i jak można uzyskać informacje na wszelkie pytania (mail/telefon)
  • Wszelkie informacje osoba zatrudniona/uczestnik PPK będzie mógł dodatkowo uzyskać na infolinii agenta transferowego, który w imieniu Aegon będzie prowadził administracyjną obsługę PPK
  • Cykliczna informacja do uczestnika PPK o stanie jego rachunku, wpłatach itp. – raz do roku
  • Informacje na żądanie dla uczestnika PPK np. przy zmianie pracodawcy.

Tak jak dobór właściwych narzędzi komunikacji oraz właściwego harmonogramu ich zastosowania może być kluczowy do powodzenia akcji wdrażania PPK w zakładzie pracy, tak też decyzja o wyborze dostawcy PPK może być niezmiernie istotna zarówno dla pracodawców jak i samych pracowników. Warto wybrać partnera – dostawcę PPK, który będzie realnym i rzeczywistym wsparciem również w procesie komunikacji, będzie miał swoje sprawdzone pomysły i wykazywał odpowiednią inicjatywę. Będzie dbał, pomagał i realnie odciąży pracodawcę w tym jakże szczególnym i istotnym procesie.

Podobne artykuły