PPK inwestycja czy koszt dla Pracodawcy?

turn-on-2925962_1920.jpg

Wraz z uchwaleniem pod koniec 2019 roku ustawy o PPK dla setek tysięcy przedsiębiorców w Polsce skończyły się rozważania czy PPK wejdzie w życie oraz kiedy wejdzie PPK. Jedynym pytaniem, przed którym nadal stoją pracodawcy w Polsce to jak wdrożyć PPK, aby było to najmniej uciążliwe dla bieżącej działalności firmy, dla jej finansów oraz z którym dostawcą wdrożyć ten program.

Wdrożenie PPK szczególnie w firmie zatrudniającej kilkuset czy kilka tysięcy pracowników oraz posiadającej wiele oddziałów i placówek na terenie całej Polski posiada kilka kluczowych dla powodzenia całej akcji etapów. Jednym z najważniejszych z nich jest wybór odpowiedniego partnera – dostawcy i zarządzającego PPK. Firmy, która nie tylko będzie zarządzała środkami gromadzonymi na rachunkach w PPK przez pracowników, ale i zaproponuje w okresie wdrożenia, a następne obsługi, największe ułatwienia oraz uproszczenia procesu i procedur.

Przy dużej skali przedsiębiorstwa ważne jest aby dostawca PPK zgodził się na proces, w którym unikać będziemy zbierania, wypełniania i podpisywania tysięcy niepotrzebnych dokumentów papierowych. Sprawi to, że z punktu widzenia działów kadrowo-płacowych w zakładzie pracy, ale i samych pracowników wdrożenie PPK może przebiegać bez konieczności wielkich dodatkowych nakładów pracy i bez konieczności znaczącego powiększania zasobów HR. Dzięki treści przepisów ustawy o PPK oraz dzięki temu, że maksymalna opłata za zarządzanie wynosić będzie we wszystkich tzw. Funduszach Zdefiniowanej Daty tylko 0.5% od aktywów netto, dostawcy PPK sami będą szukali możliwości uproszczeń tego procesu, w tym wyeliminowania dokumentów papierowych, a co za tym idzie ograniczenia tych kosztów obsługi, których można uniknąć.

Tak naprawdę ustawa o PPK wskazuje tylko w kilku miejscach obowiązek pozyskania zgód czy oświadczeń uczestników na piśmie. Jednakże najważniejszym dokumentem, który pracodawca musi zbierać od swoich pracowników w wersji papierowej jest deklaracja rezygnacji z wpłat do PPK, którą mogą składać w każdej chwili pracownicy, którzy albo są w wieku do 55 lat, zostali z mocy ustawy zapisani, ale nie chcą być uczestnikami PPK, albo też są w wieku powyżej 55 lat, zapisali się do PPK, ale z jakiegoś powodu zmienili zdanie i chcą zrezygnować z uczestnictwa w PPK. We wszystkich innych przypadkach pracodawcy powinni domagać się od dostawcy PPK aby umożliwił ich pracownikom składanie wszelkich dyspozycji związanych z wdrożeniem i późniejszym uczestnictwem w PPK w sposób elektroniczny na portalu czy innym narzędziu dostarczonym przez instytucję finansową lub jego agenta transferowego.

Ważną rolę w digitalizacji całego procesu PPK powinien odgrywać agent transferowy czyli instytucja, którą wybiera dostawca PPK jako partnera w procesie bieżącej obsługi PPK, w tym kontaktów z pracodawcami. Agent Transferowy nie tylko powinien dostosowywać się jeśli chodzi o funkcjonalności portalu dla pracodawców i pracowników do wymogów instytucji finansowej, ale i powinien proaktywnie proponować nowe rozwiązania techniczne, informatyczne aby po pierwsze stanowiły one wyróżniki oferty obsługowej danej instytucji finansowej, ale przede wszystkim służyły wygodzie i dobru samych pracowników będących uczestnikami PPK.

Z punktu widzenia pracodawcy i jego zaangażowania w proces wdrożenia PPK w swoim zakładzie pracy ważne jest aby jeśli już potrzebne jest zbieranie jakiegokolwiek dokumentów w formie papierowej to aby mógł liczyć na pomoc i wsparcie dostawcy PPK (instytucji finansowej), który posiada odpowiednie doświadczenie oraz zasoby aby te proces przyspieszyć, uprościć lub nawet przejąć od pracodawcy.

Im więcej uproszczeń w procesie, im więcej przyjaznych użytkownikom udogodnień informatycznych oraz im mniej papierowego obiegu dokumentów, tym większe zadowolenie i satysfakcja z PPK zarówno po stronie pracodawcy jak i pracowników, a co za tym idzie zwiększona partycypacja pracowników w PPK, a przecież na tym powinno całemu rynkowi najbardziej zależeć by był to program masowy i pozytywnie odbierany.

Tak więc niech PPK będzie przykładem programu gdzie papier odejdzie do lamusa, a dodatkową korzyścią dla pracowników będzie przyzwyczajenie ich do załatwiania wszystkiego za pośrednictwem swojego komputera lub smartphona.

Podobne artykuły